お詫びの手紙のポイント

今回はお詫びの手紙を書くときのポイントをお伝えします。

お詫びというとネガティブなイメージを抱く人もいるかもしれませんが、謝ること自体が悪いわけではありません。謝罪は未来につながる誠実な行為です。きちんとお詫びすれば相手に好印象を与えられ、それをきっかけに、お互いの関係がさらに発展していくこともあるのです。

　頼まれていたことをつい忘れたり、うっかりして間違えたりするのはだれにでもあることです。悪いと思ったら、小さなことでも早めに謝りましょう。早く対応すれば、自分も相手も嫌な感情を引きずらずに済みます。

　その際、起きてしまったことを素直に潔く認め、謝罪すると同時に、相手の気分を害してしまったことを謝りましょう。

・ご気分を害してしまい、申し訳ありません

・不快な思いをさせてしまい、反省しています

・ご期待に添うことができず、心苦しく感じています

・せっかくよくしていただいたのに、お詫びの言葉もありません

といった感情に訴えかける言葉が効果的です。

さらに、長文を書かずに簡潔にまとめるよう心がけましょう。ダラダラと状況を説明すると、そのつもりがなくても言い訳がましく聞こえてしまいます。信頼を回復できるように今後の対策や、同じことをしないという決意をしたためることも求められます。

　メールより電話、電話より手書きの手紙のほうが気持ちは伝わりやすいもの。重大なミスをしてしまったときは、電話した後に手書きの手紙を送るなど、いくつかの方法を組み合わせて誠実にお詫びしましょう。